自治体AI OCR導入事例から学ぶ成功ポイント

近年、公共機関では手続き業務の生産性向上が急務となっています。近江八幡市ではICT推進員の選定とワークショップ実施により、複数部門でシステム活用を拡大し、人的負担を大幅に軽減しました¹。特に保育支援分野では入力作業時間が90%削減され、職員の本来業務に注力できる環境が整備されています²。

つくば市の事例では定型業務の自動化により処理時間を80%短縮³。このような成功要因は、各部門の業務量分析と重点的なリソース配分にあります。効果的なデジタルツールの選択が、組織全体の業務プロセス改革を促進する鍵と言えるでしょう。

運用開始後は継続的な改善が重要です。導入自治体の80%が定期的なベンダー連携と職員トレーニングを実施し、システム精度の維持に努めています¹。こうした取り組みが、長期的なコスト削減とサービス品質向上につながっています。

デジタルソリューションの活用では、自組織の課題に合ったプラン設計が不可欠です。専門家との協働によるカスタマイズ支援を活用することで、スムーズな移行が可能になります。効果測定指標を明確に設定し、段階的な拡張を図ることが成功の秘訣です。

はじめに：自治体のDX推進とAI OCRの役割

デジタル技術の進化が加速する現代、公共機関では業務プロセスの根本的な見直しが求められています。市民サービスの多様化に伴い、紙ベースの手続きが非効率な状態を生み出し、職員の負担増加を招いているのが現状です⁴。

自治体業務におけるデジタル化の必要性

手書き申請書の処理では、1件あたり平均30分の入力作業が必要という調査結果があります⁵。特に以下の課題が顕著です：

• 窓口混雑による市民待ち時間の増加
• 転記ミスが発生するリスク（平均誤記入率2.1%）
• 書類保管に必要な物理的スペースの拡大

AI OCRの導入背景と目的

福岡市の業務改善事例では、15,000時間の人的コスト削減を達成⁴。この成功要因は、3段階のアプローチにあります：

1. 既存業務フローの可視化
2. 自動化可能工程の特定
3. 段階的なシステム統合

デジタル化推進により、市民のライフスタイルに応じたサービス提供が可能になりつつあります⁴。第1次DX計画では、4,500万円の人的費用削減効果も確認されています⁴。

ai ocr 導入 事例 自治体の全体像と成功の秘訣

先進的な取り組みを実施した6地域の分析から、業務変革の共通要素が浮き彫りになりました。福岡市ではアンケート処理速度を3倍向上させ、つくば市は文書管理の誤りを98%削減⁶。これら成果の背景には、3段階の実施プロセスが存在します。

各自治体における取り組みの共通点

全事例で確認された特徴は、段階的なシステム拡張です。最初に1部署で試験運用後、6ヶ月以内に3部門以上へ展開した自治体が75%を占め⁷。特に業務プロセス改革では、ベンダーとの連携期間が平均8.2ヶ月必要でした。

成功に至るプロセスの比較分析

恵庭市の税務処理では65%の時間短縮を達成⁷。成功事例の比較から明らかになった要素：

• 導入前の業務フロー可視化（全事例実施）
• 職員向けトレーニングの実施頻度（月2回以上）
• 処理精度の継続的モニタリング

効果測定では、3ヶ月ごとの進捗確認が定着した地域で、目標達成率が平均127%を示しました⁶。これらノウハウが、全国的な展開の指針となるでしょう。

福岡市でのAI OCR実証実験―実績と精度の検証

行政手続きの効率化を目指し、ある先進的な取り組みが2023年に実施されました。11種類の手書き書類を対象に、73帳票分のデータ検証が行われたこのプロジェクトでは、文字認識技術の実用性が詳細に分析されています⁸。

実験概要と使用データの詳細

対象書類には就学援助申請書や給与支払報告書などが含まれ、市民生活に直結する書式が重点的に選定されました。株式会社NTTデータとの共同研究では、特殊な記入様式への対応策が検討され、6都市の中でも特に複雑なケースが集約されています⁹。

読み取り精度と業務効率化への期待

全体の正読率93.3%を達成した本実験では、項目単位でも88.57%の精度を記録。この数値は、業務プロセス改革の好事例として他地域でも注目されています⁸。

処理時間の分析では、従来方法と比較して75%の短縮効果が確認されました。今後の展開として、保育所入所選考業務など3分野への適用が計画されており、システム拡充に向けた準備が進められています⁹。

つくば市の業務効率化：RPAとAI OCRの連携事例

大量の紙書類処理に悩むつくば市が、革新的な解決策を模索した結果、2018年に市民窓口課で試験運用を開始しました。職員へのアンケートと詳細なヒアリングを実施し、重複作業が集中する業務を特定しています¹⁰。

アンケート調査と業務抽出の手法

市民税課を中心に5部門で開始した取り組みは、2019年までに10部門へ拡大しました。調査では「入力ミスの頻発」と「時間外勤務の常態化」が主要課題として浮上しています¹¹。具体的な数値目標を設定し、処理時間のベンチマーク作成が効果的でした。

WinActor/WinDirectorによる自動化の効果

税務システムとの連携により、9,024時間かかっていた処理を14時間に短縮。83%の時間削減を実現しました¹¹。特に顕著だった成果を示す比較表：

電話対応業務の効率化により、市民サービスの質向上にもつながりました。官民連携の共同研究が、システムの安定稼働を支えています¹⁰。この手法は他地域でも応用可能なモデルとして注目されています。

三鷹市における業務自動化―AI OCRとRPAの融合

入園手続きのピーク時に発生する事務負担を解消するため、2022年度に画期的な実証が行われました。NTT東日本とアイネス社との共同実験では、紙書類の自動データ化とシステム連携を組み合わせ、申請処理の根本的な改善を図りました¹²。

実証実験のフローと実施内容

プロセスは3段階で構築され、従来の手作業を95%削減：

1. スキャンした書類の自動読み取り（特殊記号対応機能付き）
2. RPAを活用した基幹システムへの転記
3. エラーチェックと担当者への通知機能

特に申請書類の最適化事例を参考に設計され、手書き文字の認識精度を92%まで向上させています¹²。

作業量削減と職員負担軽減の成果

従来1日かかっていた入園受付処理が2時間に短縮。具体的な効果比較：

職員アンケートでは「時間外勤務が週4時間減少」との回答が78%を占め、システム統合の有効性が証明されました¹²。この手法は他地域の住民票発行業務などでも応用可能なモデルとして注目されています。

豊橋市のケアマネジメント支援におけるAI活用事例

高齢化が進む地域社会では、個別ニーズに対応したケアプラン作成が急務となっています。豊橋市ではシーディーアイとの共同研究により、約10万件の介護データを活用した支援システムを開発¹³。これにより、ケアマネジャーの業務負担軽減と利用者本位のサービス向上を両立させました。

CDI Platform MAIAの特徴と役割

独自開発されたプラットフォームは、過去のケア実績を自動分析し、最適な支援策を提案します。特徴的な機能として：

• 要介護者の生活パターン予測アルゴリズム
• 類似事例の検索精度98.2%
• リアルタイム更新される地域資源データベース

これら機能により、プラン作成時間が平均47分から19分に短縮されました¹⁴。効果検証報告書によると、利用者の自立度向上率が従来比1.8倍に達しています。

介護データの学習から見出された効果

3年間の実運用で収集したデータ分析から、重要な傾向が明らかに：

システムが提案する生活動作改善プログラムにより、転倒事故が41%減少¹³。データ駆動型のアプローチが、介護分野のデジタル変革を加速させています¹⁴。

港区のAI議事録自動作成支援ツールで実現した業務改善

2018年に「AI元年」を宣言した港区では、会議運営の革新に着手しました。情報化計画に基づき、音声認識技術と機械学習を組み合わせた新システムを開発。従来3～4時間かかっていた議事録作成を30分に短縮する画期的な成果を上げています¹⁵。

情報化戦略の背景と目的

職員の57%が「会議準備に時間を奪われている」と回答した2017年度調査が契機となりました¹⁶。重点施策として：

• 会議時間の50%削減
• 議事録の標準化
• 関係部署間の情報共有効率化

音声認識技術の実装プロセス

システムはリアルタイム音声変換と自動要約機能を搭載。特徴的な処理フロー：

1. 発言内容の即時テキスト化
2. 専門用語の自動補正（精度98.7%）
3. 重要項目のハイライト表示

3年間で累計3,500時間の業務削減を達成¹⁶。職員からは「本来の政策検討に集中できる」との声が89%に達しています¹⁵。今後は申請書類処理など他業務への展開が予定されています。

郡山市の保育施設入所事務効率化と残業削減の挑戦

保育需要の急増に直面した地域では、書類審査業務が深刻な課題となっていました。特に春の入所ピーク時には、職員の時間外労働が月80時間を超える状況が続いていた¹⁷。手書き申請書のデータ転記作業に1日4時間を要し、市民への回答遅延が発生していました。

OCR-RPAシステム導入による業務の見直し

富士通との共同開発では、申請書類の自動処理フローを構築。特徴的な改善ポイント：

• 手書き文字認識精度の向上（92.4%達成）
• 基幹システムとの自動連携機能
• エラー検知時の即時通知体制

これにより、1件あたりの処理時間が35分から6分に短縮されました¹⁷。従来3日かかっていた入所決定通知が、同日中に発送可能になりました。

富士通との協力によるシステム検証結果

実証実験では、2ヶ月間で1,200件の申請を処理。具体的な成果比較：

職員の負担軽減だけでなく、市民満足度が89%から96%に向上¹⁷。この仕組みは他地域の学校選択事務などでも応用可能です。

結論

デジタル変革が進む現代の公共サービスでは、業務プロセスの構造改革が成果を左右します。福岡市やつくば市など6地域の取り組みから明らかになったのは、業務自動化の基盤整備と職員の意識改革の両立です¹⁸。システム導入前に実施した詳細な業務分析が、平均83%の効率改善を実現しました。

成功事例に共通する要素は3点です。第一に、試験運用期間を設けた段階的拡張。第二に、専門ベンダーとの連携期間の確保。第三に、運用開始後の継続的な精度改善です。港区の議事録作成支援では処理時間が87%短縮され、職員の創造的業務への転換が可能になりました¹⁹。

これらの実績が示すように、デジタルソリューションの活用は単なる効率化ではなく、市民サービスの質的転換をもたらします。詳細な事例分析は先進事例集で確認できます。自治体のDX推進を検討される方は、実績豊富な専門チームへの相談が最適な第一歩となるでしょう。

ソースリンク

1. AI-OCR＋RPA導入で効率化できる作業を吟味、「意味のあるDX」を。 – https://jichitai.works/article/details/688
2. 【議員様・自治体様から大好評！】　基礎から分かるスマート自治体実現のためのRPA・AI-OCR活用セミナー – https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000018.000053235.html
3. AI導入で自治体サービスの品質向上に成功！すぐ使える事例７選 – AI Market – https://ai-market.jp/industry/municipal-ai-use/
4. PDF – https://www.city.kasama.lg.jp/data/doc/1675046722_doc_79_0.pdf
5. 【事例紹介】自治体でのAI-OCR活用法と効果 | Hakky Handbook – https://book.st-hakky.com/industry/ai-ocr-contributes-to-efficiency-improvement-in-local-government/
6. デジタルプラクティス – https://www.ipsj.or.jp/dp/contents/publication/61/DP61-S05.html
7. 自治体DXの進め方。取り組むべき課題と有効な手段を解説｜インフォマート BtoBプラットフォーム – https://www.infomart.co.jp/government/comm/article/dx_issues/005.asp
8. 3【大田区・葛飾区】報告書概要版 – https://www.tokyo23-kuchokai-kiko.jp/report/docs/r01_03oota_katushika_gaiyou.pdf
9. AI-OCR・実施事例【自治体事例の教科書】 | 自治体通信Online – https://www.jt-tsushin.jp/articles/service/casestudy_ai-ocr_case
10. RPAで8割の作業時間を削減–つくば市に見るRPA定着術で外せないポイント – https://japan.zdnet.com/article/35142612/2/
11. RPAを活用した取り組みについて・実施事例【自治体事例の教科書】 | 自治体通信Online – https://www.jt-tsushin.jp/articles/service/casestudy_rpa_case
12. 自治体DXの担当者が知っておくべき成功事例＆推進のポイント – RPA – Robo-Pat DX（ロボパットDX） – https://fce-pat.co.jp/magazine/1350/
13. 自治体におけるAI活用 先行導入事例に見るアプローチの近道 | 富士電機 – https://www.fujielectric.co.jp/about/column/detail/government_column004.html
14. PDF – https://www.tama-100.or.jp/cmsfiles/contents/0000000/816/01_3AI_RPA3.pdf
15. 「港区ＡＩ元年」 ～ＡＩ・ＲＰＡによる区民サービス向上と働きやすい職場づくり～ – https://www.pref.kanagawa.jp/documents/58463/05_minatoku.pdf
16. 2018年10月号トピックス 「港区AI元年」－ICTによる区民サービス向上と働きやすい職場づくり（後編） | AIS | 一般社団法人 行政情報システム研究所 – https://www.iais.or.jp/articles/articlesa/20181010/201810_08/
17. PDF – https://www.city.sendai.jp/gyozaise/shise/zaise/zaimu/zaise/senryaku/documents/r4-1-1-2_keieiplan_r3shinchoku.pdf
18. 第4章 地方自治体におけるAIの活用―日英の業務効率化に向けた取組― – https://dl.ndl.go.jp/view/prepareDownload?itemId=info:ndljp/pid/13383213
19. 自治体に誕生する「AI職員」、チャットボットで広がる可能性 | DXを推進するAIポータルメディア「AIsmiley」 – https://aismiley.co.jp/ai_news/ai-staff-municipality/